Trenger vi å fylle ut reiseregninger?

Vi må fortsatt fylle ut reiseregninger selv om papirskjemaet er erstattet med en app. Men, trenger vi egentlig reiseregningen? Hvorfor er det så vanskelig å endre arbeidsprosesser når vi digitaliserer?

Denne teksten er først publisert i Kunnskapsmagasinet Kristiania 25. februar 2020.

En god kollega, med en litt spesiell sans for slagferdige replikker, uttalte en gang at den mest utbredte øvelsen i Norge var «tilløp uten hopp». Med det hintet han selvsagt til at mange lager planer for ulike aktiviteter, uten at disse planene blir fulgt opp.

Jeg fikk et tydelig eksempel på dette en gang jeg deltok i et møte i en fylkeskommune der jeg hadde holdt kurs om digital utvikling for skolelederne. I dette fylket hadde fylkesskolesjefen stilt som krav at alle de videregående skolene måtte utarbeide en IKT-plan, og på dette møtet sa en relativt nytilsatt rektor at hans forgjenger hadde utarbeidet en slik plan, men etter at han sluttet var det ingen som visste hvor den lå!

Den gamle lederen hadde vært opptatt av å «gjøre ting rett», -slik han hadde fått som instruks fra øverst i hierarkiet, der både pengene og makta lå, -om enn ikke forstanden. For den nye rektoren hadde fått med seg et viktig moment, og det var at endring ikke blir til gjennom planer, men gjennom prosesser, og prosesser trenger arenaer for å kunne iscenesettes.

• Les også: Den smarte og skumle plattformøkonomien

Kultur spiser strategi til frokost

Så utfordringen han stod overfor var å finne ut hvilke arenaer han kunne spille på, og ikke minst hvilke prosesser som burde iscenesettes på disse arenaene. Det blir litt som å ta Peter Drucker på alvor da han sa at «kultur spiser strategi til frokost». Så hvorfor ikke begynne med kulturen siden organisasjonskultur blir til på felles arenaer, i samspill mellom mennesker og ikke minst gjennom de prosessene som iscenesettes i ulike organisasjoner?

Kultur kan forstås som «størknet praksis», som om vi støper noe i en støpeform og dermed besegler objektets videre skikkelse. I organisasjoner er denne skikkelsen en form for praksis, den er «slik vi gjør det hos oss», en praksis som bæres videre av både ansatte og ledere.

• Les også: Seks ting du må vite om algoritmer men ikke våger å spørre om

Vi begynner faktisk å like regler og rutiner

Om du har opplevd å starte på en ny arbeidsplass, i en ny organisasjon, så vet du hva dette handler om. Til å begynne med synes du det er mange rare rutiner og måter å arbeide på, og kanskje også måter å forstå omgivelsene og organisasjonens oppdrag på, men etter en tid finner du denne forståelsen helt normal.

Vi sosialiseres inn i nye kulturer og tilpasser oss den dominerende «verdensforståelsen» forbausende raskt. Ja mer enn det, -mange av oss begynner faktisk å like regler og rutiner for hvordan jobbene skal utføres, hvordan vi skal rapportere og til og med at vi blir målt på ulike dimensjoner på hvordan vi utfører jobben vår. Regler og rutiner skaper trygghet selv om arbeidsprosessene de fører med seg kan være relativt ineffektive.

• Les også: Hvordan handelen kan bruke smart teknologi til å selge mer

Menneskene er den største utfordringen, ikke teknologien

Se for eksempel på hvordan de fleste virksomheter håndterer en reiseregning!

Det digitale skiftet handler om både teknologi og planer, men enda mer om organisering, endring og kultur.

Jeg har ennå til gode å høre noen si at det vanskeligste med den digitale transformasjonen er mangelen på egnet teknologi. Derimot har jeg mange ganger hørt at det er menneskene i organisasjonen som er den største utfordringen, deres manglende kunnskap om hva teknologi og nye arbeidsprosesser gjør mulig, deres manglende ferdigheter i å bruke ulike digitale tjenester og i tillegg holdninger som oftere støtter opp om fortidens praksisformer enn det nye som vi ennå ikke helt vet hva er.

Erstatter papirskjemaet med en app, men beholder arbeidsprosessen

Så tilbake til reiseregningen. I dag vil antakelig de fleste som får i oppgave å «digialisere» denne prosessen ende opp med å lage en app, slik som for eksempel Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har gjort for statsansatte.

Her slipper du papirskjemaet, men du slipper ikke unna å vite at bussbilletten du skal ha refundert skal føres som «kollektivtransport med 12% moms» eller å legge inn hotellet du overnattet på, selv om det var betalt av oppdragsgiver.

Dette er hva digitalisering handler om, -svært ofte modelleres de gamle arbeidsprosessene uten at en vurderer om en faktisk trenger prosessen i det hele tatt eller om prosessen kan utføres på en annen måte.

Trenger vi reiseregninger i dag?

Tilbake til reiseregningen igjen. Trenger vi i det hele tatt reiseregninger i dag?

Min smarttelefon vet hvor jeg bor. Den vet at jeg kjører bil hvis jeg beveger meg hjemmefra langs veien i over 30 km i timen. Den vet at hvis jeg kjører inn på parkeringsplassen på Gardermoen og går derfra til avgang, så har jeg parkert bilen. Den vet at hvis jeg slår av telefonen og at om den en time senere befinner seg 500 km unna, så har jeg flydd. Den vet at jeg har tatt drosje fra flyplassen til destinasjonen dersom den siste transporten har foregått med typisk «bilmønster» og ikke kjøremønsteret til bussen. Det finnes også data som viser hva jeg har betalt for hver av disse etappene, de finnes i banken min.

Så om en faktisk vil, er det ikke en svært komplisert oppgave å sette disse dataene sammen til en form for reiseregning som jeg kan få sjekke før den sendes til oppdragsgiver med krav om refusjon, der den blir behandlet av en robot.

Hva digital transformasjon handler om

Eller hva med regnskapene våre? Hvis det er arbeidsprosesser som virkelig er regelbaserte må det være regnskap. Tenk om vi kunne slippe dette også? For «systemet» vet at drosjekvitteringen som du tar bilde av inneholder all informasjon en trenger for å bokføre den.

Hvorfor bruker vi da bare regnskapssystemets app til å fjerne papirbilaget fra regnskapet og ikke til å endre selve arbeidsprosessen? Dette er hva digital transformasjon handler om.

Vi trenger altså både flere tilløp med hopp, og litt strategi til frokost samtidig som vi også må jobbe med å endre kultur, og kanskje er dette siste den vanskeligste oppgaven.

Referanser:

• Arne Krokan (2018): Deling, plattform, tillit. Perspektiver på delings- og plattformøkonomi. Cappelen Damm Akademisk.
• Denne formidlingsartikkelen er skrevet for Kunnskapsmagasinet Kristiania og første gang publisert 25. februar 2020.